IT-Outsourcing Nachteile: Was Entscheider vor der Entscheidung wissen müssen
Die IT-Outsourcing Nachteile stehen selten auf Folie drei einer Anbieterpräsentation. Dort steht meist eine Zahl: 30 Prozent Kostenersparnis. Manchmal auch 40.
Die Zahl stimmt oft sogar. Nur beschreibt sie eine Seite der Rechnung.
Outsourcing verschiebt Arbeit nach außen. Es verschiebt aber auch Wissen, Kontrolle und Entscheidungsgeschwindigkeit. Wer das vorher weiß, plant besser. Wer es hinterher merkt, zahlt nach.
Dieser Artikel benennt die Nachteile klar. Und er zeigt, was Sie gegen jeden einzelnen tun können.
Was IT-Outsourcing konkret bedeutet
Outsourcing heißt: Sie geben eine IT-Aufgabe an einen externen Dienstleister ab. Das kann die Wartung Ihrer Software sein. Oder der Serverbetrieb. Oder die komplette Entwicklung.
Der Anbieter sitzt im selben Ort oder auf einem anderen Kontinent. Er arbeitet nach Stunden, nach Paket oder nach Monatspauschale.
Der Gegenentwurf ist das eigene Team im Haus. Beides hat seine Berechtigung. Wir haben die Abwägung ausführlich in unserem Artikel zu Inhouse oder Outsourcing in der Softwareentwicklung beschrieben.
Hier geht es um die Schattenseiten.
Die sechs häufigsten Nachteile von Outsourcing
1. Kontrollverlust über Tempo und Prioritäten
Im eigenen Team gehen Sie zwei Türen weiter. Sie erklären das Problem. Am Nachmittag ist es behoben.
Beim Dienstleister schreiben Sie ein Ticket. Das Ticket landet in einer Warteschlange. Vor Ihnen stehen drei andere Kunden.
Das ist kein Versagen des Anbieters. Es ist die Logik eines geteilten Teams.
Für kritische Systeme kann das teuer werden. Ein Shop, der am Black Friday steht, verträgt keine Reaktionszeit von 48 Stunden.
Was hilft: Vereinbaren Sie feste Reaktionszeiten schriftlich. Definieren Sie, was ein Notfall ist. Klären Sie, wer außerhalb der Bürozeiten erreichbar ist.
2. Wissen wandert aus Ihrem Unternehmen ab
Das ist der Nachteil, der am längsten nachwirkt.
Wer Ihre Software wartet, versteht sie. Er kennt die Eigenheiten, die historischen Entscheidungen, die Stellen, an denen es hakt. Dieses Wissen entsteht beim Arbeiten. Und es bleibt dort, wo gearbeitet wird.
Nach drei Jahren Outsourcing weiß im eigenen Haus oft niemand mehr, wie das System funktioniert. Sie können dann keine fundierte Frage mehr stellen. Und kein Angebot mehr bewerten.
Das ist die gleiche Situation wie beim Weggang des letzten internen Entwicklers. Nur schleichender. Wir haben das Szenario in unserem Artikel Was passiert, wenn der letzte Legacy-Entwickler geht beschrieben.
Was hilft: Machen Sie Dokumentation zur Vertragsleistung, nicht zur Nettigkeit. Verlangen Sie ein Systemhandbuch, das ein Dritter lesen kann. Eine strukturierte Dokumentation und Übergabe kostet weniger als der spätere Wissensaufbau von null.
3. Abhängigkeit vom Anbieter
Je länger ein Dienstleister Ihr System betreut, desto schwerer wird ein Wechsel.
Der Fachbegriff dafür lautet Vendor Lock-in. Übersetzt: Sie sitzen fest. Nicht weil ein Vertrag es verbietet. Sondern weil niemand sonst das System kennt.
Das verändert Verhandlungen. Eine Preiserhöhung von 15 Prozent lehnen Sie schwerer ab, wenn die Alternative ein sechsmonatiger Übergabeprozess ist.
Besonders eng wird es bei proprietären Werkzeugen des Anbieters. Also bei Software, die ihm gehört und die Sie nicht mitnehmen können. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Vendor Lock-in bei Altsoftware.
Was hilft: Bestehen Sie auf eigenem Zugang zu Code, Repository und Servern. Verlangen Sie eine schriftliche Exit-Regelung. Prüfen Sie, ob eingesetzte Werkzeuge quelloffen sind.
4. Kommunikationsaufwand wird unterschätzt
Ein externes Team kennt Ihr Geschäft nicht. Es kennt Ihre Kunden nicht. Es weiß nicht, warum die Rechnungsnummer dieses eine Format hat.
Also müssen Sie erklären. Jede Anforderung, jeden Sonderfall, jede Ausnahme.
Dieser Aufwand taucht in keinem Angebot auf. Er landet trotzdem in Ihrem Kalender. Zwei bis vier Stunden pro Woche sind bei laufenden Projekten normal.
Bei Anbietern in anderen Zeitzonen kommt Wartezeit dazu. Eine Rückfrage am Nachmittag beantwortet sich erst am nächsten Morgen.
Was hilft: Rechnen Sie interne Betreuungszeit in die Kalkulation ein. Benennen Sie eine feste Ansprechperson auf beiden Seiten. Bevorzugen Sie überlappende Arbeitszeiten.
5. Qualität schwankt mit dem Personal
Sie schließen einen Vertrag mit einem Unternehmen. Arbeiten wird an Ihrem System aber ein Mensch.
Dieser Mensch kann wechseln. Er kann kündigen, in ein anderes Projekt rutschen oder befördert werden. Der Nachfolger startet bei null.
Bei Standardaufgaben fällt das kaum auf. Bei gewachsener Legacy Software fällt es sehr auf. Einarbeitung dauert dort Wochen, nicht Tage.
Was hilft: Fragen Sie nach der Fluktuation im Team. Lassen Sie sich zusagen, dass mindestens zwei Personen Ihr System kennen. Ein Vier-Augen-Prinzip schützt vor dem Ausfall einer Person.
6. Die Kostenersparnis fällt kleiner aus als gerechnet
Der versprochene Vorteil schrumpft in der Praxis oft.
Dazu kommen Posten, die im Angebot fehlen: interne Betreuung, Nachbesserungen, Übergabephasen, Doppelarbeit während der Einarbeitung.
Ein realistischer Vergleich rechnet die Gesamtkosten über drei Jahre. Nicht den Stundensatz.
Der Stundensatz eines externen Anbieters liegt manchmal höher als das interne Gehalt. Dafür entfallen Urlaub, Krankheit, Recruiting und Weiterbildung. Beide Seiten gehören in die Rechnung.
Was hilft: Fordern Sie eine Drei-Jahres-Betrachtung. Fragen Sie explizit, welche Leistungen extra kosten.
Wann Outsourcing trotzdem die bessere Wahl ist
Diese Nachteile sprechen nicht gegen Outsourcing. Sie sprechen gegen unvorbereitetes Outsourcing.
Es gibt Situationen, in denen extern klar gewinnt.
Sie finden niemanden. Für alte PHP-, Java- oder Perl-Systeme ist der Arbeitsmarkt praktisch leer. Ein Spezialist von außen ist dann die einzige Option.
Die Aufgabe ist klar abgegrenzt. Ein Versionsupgrade oder ein Sicherheits-Audit hat einen Anfang und ein Ende. Solche Pakete lassen sich sauber vergeben.
Der Bedarf schwankt. Sie brauchen im Schnitt zehn Stunden Wartung im Monat. Dafür stellt niemand jemanden ein.
Sie brauchen Wissen, das Sie nicht aufbauen wollen. Serverhärtung oder Datenschutzprüfung sind Spezialgebiete. Punktuell zugekauft sind sie günstiger als dauerhaft vorgehalten.
Worauf Sie bei einem Wartungsvertrag konkret achten sollten, steht in unserem Artikel PHP-Wartung outsourcen.
Sieben Fragen vor der Unterschrift
Stellen Sie diese Fragen im Erstgespräch. Die Antworten sagen mehr als jede Referenzliste.
- Wie schnell reagieren Sie im Notfall? Bitte in Stunden, nicht in Adjektiven.
- Wer ist mein fester Ansprechpartner? Und wer vertritt ihn?
- Wie viele Ihrer Leute kennen mein System nach der Einarbeitung?
- Welche Dokumentation erhalte ich, und in welchem Rhythmus?
- Was passiert bei einer Kündigung? Bitte konkret.
- Gehören Code, Zugänge und Daten uneingeschränkt mir?
- Welche Leistungen sind nicht im Monatspreis enthalten?
Ein Anbieter, der bei Frage fünf ausweicht, hat Ihnen bereits geantwortet.
Fazit: Nachteile kennen heißt Nachteile steuern
IT-Outsourcing hat echte Schattenseiten. Kontrolle, Wissen und Verhandlungsposition wandern ein Stück nach außen.
Keiner dieser Punkte ist ein Naturgesetz. Jeder lässt sich vertraglich einfangen. Vorher, nicht nachher.
Der teuerste Fehler ist nicht das Outsourcing. Es ist das Outsourcing ohne Dokumentationspflicht, ohne Exit-Regelung und ohne eigenen Zugriff auf das eigene System. Diese Lücken sammeln sich an. Und irgendwann werden sie fällig.
Wir betreuen Bestandssysteme in PHP, Java und JavaScript. Sie behalten dabei Code, Zugänge und Dokumentation. Auch wenn Sie irgendwann zu jemand anderem wechseln.
Sprechen Sie uns an. Wir schauen uns Ihre Situation an und sagen ehrlich, ob externe Software-Wartung für Sie der richtige Weg ist. Das Erstgespräch ist kostenlos und dauert 30 Minuten.
