SaaS vs. eigene Software: Was für den Mittelstand langfristig besser ist
Die Frage kommt meist im Frühjahr, wenn das IT-Budget geplant wird. Soll die neue Lösung ein Mietprodukt aus der Cloud sein? Oder bleibt das Unternehmen bei seiner eigenen Anwendung? Inhouse Software steht dabei oft unter Rechtfertigungsdruck. Sie ist alt, sie kostet Pflege, und der Anbieter des Cloud-Produkts verspricht das Gegenteil.
SaaS steht für "Software as a Service". Sie mieten eine Anwendung, der Anbieter betreibt sie. Sie zahlen monatlich pro Nutzer. Updates, Server und Sicherheit übernimmt der Anbieter.
Beide Wege funktionieren. Beide haben Kosten, die auf den ersten Blick unsichtbar bleiben. Dieser Artikel legt sie offen.
Warum die Frage im Mittelstand so schwer zu beantworten ist
Der Mittelstand hat eine Besonderheit. Seine Prozesse sind oft der eigentliche Wettbewerbsvorteil.
Ein Maschinenbauer mit 120 Mitarbeitern kalkuliert Angebote anders als der Wettbewerb. Ein Großhändler hat Rabattstaffeln, die kein Standardsystem kennt. Diese Eigenheiten stecken in der eigenen Software. Meist über Jahre gewachsen.
Ein SaaS-Produkt kennt diese Eigenheiten nicht. Es kennt den Durchschnitt seiner Kunden.
Das ist kein Argument gegen SaaS. Es ist ein Argument dafür, zuerst zu prüfen, wie besonders die eigenen Prozesse wirklich sind. Bei Buchhaltung, Lohnabrechnung und E-Mail lautet die Antwort meistens: gar nicht. Bei der Auftragsabwicklung sieht es oft anders aus.
Was SaaS wirklich kostet
Der Listenpreis ist selten das Problem. Die Struktur dahinter schon.
Die Preisdynamik pro Nutzer
SaaS wird meist pro Nutzer und Monat abgerechnet. Bei 15 Mitarbeitern klingt das günstig. Bei 90 Mitarbeitern sieht die Rechnung anders aus.
Rechnen Sie ein Beispiel durch. 45 Euro pro Nutzer und Monat, 60 Nutzer. Das ergibt 32.400 Euro im Jahr. Über zehn Jahre werden daraus 324.000 Euro, ganz ohne Preiserhöhungen.
Preiserhöhungen kommen aber. Übliche Anbieter heben zwischen drei und acht Prozent jährlich an. Das ist vertraglich meist zulässig.
Die Kosten der Anpassung
Kaum ein SaaS-Produkt passt ohne Zutun. Es braucht Schnittstellen zu bestehenden Systemen. Es braucht Datenmigration. Es braucht Schulung.
Diese Einführungskosten liegen oft beim Ein- bis Dreifachen der ersten Jahresmiete. Im Angebot des Anbieters tauchen sie selten vollständig auf.
Die Kosten des Ausstiegs
Der teuerste Posten steht am Ende. Wer nach sechs Jahren wechseln will, muss Daten exportieren. Manche Anbieter machen das einfach. Manche nicht.
Dieses Problem hat einen Namen: Vendor Lock-in. Gemeint ist die Abhängigkeit von einem Anbieter, aus der ein Wechsel unverhältnismäßig teuer wird.
Bei SaaS ist der Lock-in strukturell eingebaut. Ihre Daten liegen auf fremden Servern, in einem fremden Datenmodell.
Was eigene Software wirklich kostet
Die Gegenseite ist nicht automatisch günstiger. Sie ist nur anders teuer.
Pflege ist kein Sonderposten
Eine eigene Anwendung braucht laufende Betreuung. Sicherheits-Updates, Anpassungen an neue Browser, Server-Pflege.
Als Orientierung: Rechnen Sie mit 15 bis 20 Prozent der ursprünglichen Entwicklungskosten pro Jahr. Wer diesen Posten streicht, zahlt später mehr. Das haben wir in Die versteckten Kosten ungepflegter Software durchgerechnet.
Das Personenrisiko
Der häufigste Schwachpunkt eigener Software ist kein technischer. Er ist ein personeller.
Oft kennt genau eine Person das System wirklich. Wenn diese Person geht, geht das Wissen mit. Dokumentation existiert selten.
SaaS hat dieses Problem nicht. Der Anbieter hat ein Team.
Der Vorteil, den man erst spät bemerkt
Eigene Software hat einen Vorzug, der auf keiner Monatsrechnung steht. Sie gehört Ihnen.
Sie entscheiden, wann etwas geändert wird. Sie entscheiden, wo die Daten liegen. Kein Anbieter stellt Ihnen eine Funktion ab, die Sie täglich brauchen.
Das klingt abstrakt. Es wird sehr konkret, wenn ein SaaS-Anbieter verkauft wird oder sein Produkt einstellt.
Ähnliches gilt für gekaufte Standardsoftware anderer Hersteller. Die Risiken dabei beschreibt unser Artikel zu proprietärer Software.
Der ehrliche Vergleich über zehn Jahre
Kurzfristig gewinnt SaaS fast immer. Die Einführung geht schneller, die Anfangsinvestition bleibt niedriger.
Langfristig verschiebt sich das Bild. Ab etwa Jahr fünf bis sieben nähern sich die Gesamtkosten oft an. Danach kann die eigene Lösung günstiger sein, sofern sie gepflegt wird.
Der Zusatz ist entscheidend: sofern sie gepflegt wird. Ungepflegte Inhouse Software ist der schlechteste aller Wege. Sie kostet Geld, bringt aber weder Sicherheit noch Flexibilität.
Wann SaaS die bessere Wahl ist
SaaS lohnt sich, wenn der Prozess austauschbar ist. Buchhaltung, Zeiterfassung, Videokonferenz, Kundenverwaltung im Standard.
Auch bei stark schwankender Nutzerzahl spielt SaaS seine Stärke aus. Sie zahlen für das, was Sie nutzen.
Und wenn im Unternehmen niemand IT-Verantwortung tragen kann, ist SaaS oft der realistischere Weg. Eine Software ohne Betreuer bleibt ein Risiko.
Wann eigene Software die bessere Wahl ist
Eigene Software lohnt sich, wenn der Prozess Ihr Geschäft unterscheidet. Also dann, wenn ein Standardsystem Sie zwingen würde, anders zu arbeiten als bisher.
Sie lohnt sich auch bei sensiblen Daten mit strengen Auflagen. Und sie lohnt sich, wenn bereits eine funktionierende Anwendung existiert.
Hier liegt der häufigste Denkfehler. Viele Unternehmen vergleichen ein neues SaaS-Produkt mit ihrer alten Anwendung im heutigen Zustand. Fairer wäre der Vergleich mit derselben Anwendung nach einer Modernisierung.
Der dritte Weg, den viele übersehen
Die Frage lautet selten "alles oder nichts". In der Praxis gewinnt meist die Mischung.
Standardaufgaben laufen über SaaS. Buchhaltung, E-Mail, Personalverwaltung. Der Kernprozess bleibt in der eigenen Anwendung, die gepflegt und schrittweise erneuert wird.
So sinkt der Aufwand für die eigene Software deutlich. Gleichzeitig bleibt die Kontrolle dort, wo sie zählt.
Ob sich eine Modernisierung rechnet, lässt sich vorab abschätzen. Wie das geht, zeigt unser Artikel zum ROI einer Software-Modernisierung.
Fünf Fragen vor der Entscheidung
Diese Fragen bringen mehr Klarheit als jede Anbieter-Präsentation.
1. Wie besonders ist dieser Prozess wirklich? Wenn drei Wettbewerber es genauso machen, nehmen Sie den Standard.
2. Wie viele Nutzer werden es in fünf Jahren sein? Nutzerbasierte Preise wachsen mit.
3. Wie kommen wir wieder heraus? Fragen Sie vor Vertragsschluss nach Datenexport und Dateiformaten. Wer ausweicht, hat einen Grund.
4. Wer betreut unsere eigene Software? Wenn die Antwort ein einzelner Name ist, haben Sie ein Risiko. Erst recht ohne Dokumentation.
5. Was kostet Nichtstun? Eine unbetreute Anwendung wird nicht stabiler. Sie sammelt still technische Schulden an.
Was wir in der Praxis sehen
In vielen Projekten ist die Ausgangslage ähnlich. Eine gewachsene Anwendung trägt den Betrieb. Der letzte Entwickler ist lange weg. Ein SaaS-Anbieter hat ein Angebot geschickt.
Häufig ist die Ablösung nicht die beste Antwort. Oft genügt es, die bestehende Software zu stabilisieren und in Etappen zu sanieren.
Manchmal ist der Wechsel aber richtig. Etwa wenn die Anwendung auf einer Technologie läuft, für die es keinen Support mehr gibt. Oder wenn der abgebildete Prozess ohnehin überholt ist.
Diese Entscheidung braucht eine Bestandsaufnahme. Keine Präsentation.
Fazit
SaaS ist schnell, planbar und pflegeleicht. Der Preis dafür heißt Abhängigkeit und wachsende Nutzerkosten.
Eigene Software gibt Kontrolle und Passgenauigkeit. Der Preis dafür heißt Verantwortung, die jemand tragen muss.
Für den Mittelstand ist die Mischung meist die beste Antwort. Standard mieten, Kernprozess besitzen und pflegen.
Wichtig ist nur eines. Treffen Sie die Entscheidung bewusst, nicht aus Erschöpfung. Wer eine Anwendung nur deshalb ersetzt, weil sich seit Jahren niemand gekümmert hat, löst das falsche Problem.
Wir schauen uns Ihre bestehende Software an. Danach sagen wir Ihnen ehrlich, ob Pflege, Modernisierung oder Ablösung der bessere Weg ist. Auch dann, wenn die Antwort gegen uns spricht. Sprechen Sie uns an. Das Erstgespräch ist kostenlos.
