Software-Wartungskosten: Was ein Unternehmen realistisch einplanen sollte

Was kostet der laufende Betrieb Ihrer Software im Jahr? Viele Geschäftsführer müssen bei dieser Frage passen. Die Entwicklung wurde vor Jahren bezahlt. Seitdem taucht die Anwendung in keinem Budget mehr auf. Genau deshalb werden Software-Wartungskosten so oft unterschätzt: Es fehlt schlicht eine Zahl, an der man sich orientieren kann.

Dieser Artikel liefert Ihnen diese Zahl. Er erklärt die bekannte Faustregel, zeigt, wo sie versagt, und hilft Ihnen bei einem Budget, das der Realität standhält.

Warum Wartungskosten in vielen Budgets fehlen

Software wird als Projekt eingekauft. Es gibt ein Angebot, einen Zeitplan, eine Abnahme. Dann ist das Projekt zu Ende, und mit ihm die Budgetposition. Der Firmenwagen bekommt trotzdem jedes Jahr seine Inspektion. Die Heizung sieht regelmäßig einen Techniker. Die Software sieht niemanden.

Das fällt lange nicht auf. Die Anwendung läuft ja. Kosten entstehen trotzdem: eine Notfallreparatur hier, ein paar Entwicklerstunden dort. Diese Ausgaben verteilen sich auf verschiedene Konten und Monate. Als Summe sieht sie nie jemand.

Wartung wirkt dadurch wie ein Sonderfall. Tatsächlich ist sie der Normalfall. Der größte Teil der Lebenszeitkosten einer Anwendung entsteht nach dem Go-live. Das ist in der Softwaretechnik seit Jahrzehnten bekannt, wird aber in Budgets selten abgebildet.

Die Faustregel: 15 bis 20 Prozent pro Jahr

Für die erste Orientierung gibt es eine klassische Faustregel: Planen Sie pro Jahr 15 bis 20 Prozent der ursprünglichen Entwicklungskosten für die Wartung ein.

Ein Beispiel. Ihre Anwendung hat vor fünf Jahren 100.000 Euro gekostet. Dann liegt ein vernünftiges Wartungsbudget bei 15.000 bis 20.000 Euro pro Jahr. Darin enthalten sind Fehlerbehebungen, Sicherheits-Updates, aktualisierte Bibliotheken und kleinere Anpassungen. Also alles, was das System lauffähig und sicher hält, ohne es grundlegend zu verändern. Bibliotheken sind übrigens fertige Code-Bausteine, die fast jede Anwendung nutzt. Auch sie altern und brauchen Updates.

Und wenn niemand mehr weiß, was die Entwicklung damals gekostet hat? Dann hilft der Blick auf den Wiederbeschaffungswert: Was würde es kosten, das System heute neu zu bauen? Davon 15 bis 20 Prozent pro Jahr ergeben eine brauchbare Hausnummer für Ihre Software-Wartungskosten.

Die Faustregel ist ein Startwert. Sie ersetzt keine Analyse Ihres konkreten Systems. Aber sie ist deutlich besser als die verbreitete Alternative: null Euro.

Warum es bei Legacy-Software teurer wird

Die 15 bis 20 Prozent gelten für Software, die durchgehend gepflegt wurde. Bei einem System, das zehn Jahre lang kaum jemand angefasst hat, sieht die Rechnung anders aus.

Der Grund: Aufgeschobene Wartung sammelt sich an. Veraltete PHP-Versionen, Bibliotheken ohne Support, fehlende Dokumentation, keine Tests. Jede dieser Baustellen macht künftige Arbeiten langsamer und damit teurer. Ein Entwickler, der eine undokumentierte Anwendung ändert, braucht für das Verstehen oft länger als für die Änderung selbst. Fachleute nennen diesen Rückstand technische Schulden.

In der Praxis heißt das: Für vernachlässigte Systeme sollten Sie in den ersten ein bis zwei Jahren spürbar mehr einplanen. Aus unserer Erfahrung eher 25 bis 30 Prozent, bis der Rückstand aufgeholt ist. Danach pendelt sich der Aufwand wieder ein.

Wie groß der Rückstand bei Ihnen tatsächlich ist, lässt sich mit überschaubarem Aufwand beziffern. Eine Anleitung dazu finden Sie in unserem Artikel über das Berechnen technischer Schulden.

Was in ein ehrliches Wartungsbudget gehört

Ein belastbares Budget deckt mehr ab als Reparaturen. Vier Posten haben sich bewährt.

Erstens die laufende Pflege: Sicherheits-Updates, Versions-Upgrades, Austausch veralteter Komponenten. Das ist der planbare Kern.

Zweitens der Betrieb: Hosting, Backups, Monitoring. Monitoring bedeutet, dass ein Dienst Ihre Anwendung rund um die Uhr überwacht und Alarm schlägt, bevor Ihre Kunden ein Problem bemerken.

Drittens kleinere Weiterentwicklung. Ein neues Pflichtfeld im Formular, eine geänderte Schnittstelle, eine Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben. Solche Wünsche kommen garantiert, also gehören sie ins Budget.

Viertens eine Notfallreserve. Ausfälle und Sicherheitsvorfälle halten sich nicht an Budgetpläne. Eine Reserve von 10 bis 20 Prozent des Wartungsbudgets nimmt solchen Ereignissen den finanziellen Schrecken.

Was passiert, wenn Sie zu knapp planen

Ein zu kleines Wartungsbudget spart kein Geld. Es verschiebt die Ausgaben nur, und zwar nach hinten und nach oben.

Zuerst fallen die unauffälligen Arbeiten weg: Updates, Tests, Dokumentation. Das System läuft weiter, wird aber mit jedem Monat angreifbarer. Irgendwann erreicht eine Komponente ihr End of Life, also das offizielle Support-Ende. Ab dann gibt es für neu entdeckte Sicherheitslücken keine Korrekturen mehr.

Auch rechtlich wird es dünn. Die DSGVO, die europäische Datenschutz-Grundverordnung, verlangt Schutz nach dem Stand der Technik. Ein System, das jahrelang keine Updates gesehen hat, erfüllt diese Anforderung irgendwann nicht mehr.

Dann kommt der Vorfall. Ein Ausfall im Weihnachtsgeschäft, eine kopierte Kundendatenbank, ein Server, der nach einem Neustart nicht mehr hochkommt. Notfallarbeiten kosten ein Mehrfaches der geplanten Wartung. Sie kommen zur Unzeit, und sie lassen Ihnen keine Wahl.

Am Ende steht oft eine große Modernisierung, die bei laufender Pflege deutlich kleiner ausgefallen wäre. Ob und wann sich so eine Investition rechnet, behandelt unser Artikel zum ROI einer Software-Modernisierung. ROI steht für Return on Investment, also die Frage, wann sich eine Ausgabe bezahlt macht.

So kommen Sie zu einem realistischen Budget

Der Weg zu einer belastbaren Zahl ist unspektakulär.

Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick. Welche Anwendungen laufen in Ihrem Unternehmen? Auf welchen Versionen? Wer kümmert sich darum? Schon diese Liste bringt oft Überraschungen ans Licht.

Setzen Sie dann für jedes System einen Basiswert an. Die Faustregel von 15 bis 20 Prozent ist der Startpunkt. Für Altsysteme mit Wartungsstau rechnen Sie einen Zuschlag ein, bis der Rückstand getilgt ist.

Klären Sie außerdem, wer die Arbeit macht. Ein internes Team braucht Kapazität und Wissen über den alten Technik-Stack. Ein externer Dienstleister braucht einen klaren Vertrag mit Reaktionszeiten. Die Abwägung zwischen beiden Wegen finden Sie im Beitrag über Outsourcing der Softwareentwicklung.

Und schließlich: Prüfen Sie das Budget einmal im Jahr. Systeme altern, Anforderungen ändern sich, Preise auch. Eine ausführliche Anleitung mit konkreten Rechenschritten bietet unser Leitfaden zum Planen des Software-Wartungsbudgets.

Fazit: Ehrlich rechnen ist billiger als hoffen

Software-Wartungskosten gehören zu den Betriebskosten wie Miete und Versicherung. Wer sie einplant, behält die Kontrolle über Zeitpunkt und Umfang der Ausgaben. Wer sie ignoriert, überlässt beides dem Zufall.

Die Faustregel von 15 bis 20 Prozent pro Jahr ist ein solider Start. Bei gepflegten Systemen reicht sie meist aus. Bei vernachlässigten Systemen braucht es anfangs mehr, dafür sinkt das Risiko teurer Überraschungen von Monat zu Monat.

Falls Sie nicht wissen, wo Ihr System steht: Genau dafür gibt es uns. Wir schauen uns Ihre Anwendung an und nennen Ihnen einen realistischen Jahresbetrag für die Software-Wartung, bevor Sie irgendetwas unterschreiben. Sprechen Sie uns an. Das Erstgespräch ist kostenlos.