Unternehmensnachfolge: Was ist das eigentlich für Software?
Die Ausgangslage
Eine Geschäftsführerin übernimmt von ihrem Vater einen Spezialhändler mit 60 Mitarbeitenden und 25 Jahren Firmengeschichte. Beim ersten Rundgang durch die IT zeigt der langjährige Systemadministrator stolz auf den Server: „Hier läuft alles." Auf Nachfrage wird die Liste länger:
- Eine Warenwirtschaft in PHP 7.0 mit MySQL, zugekauft 2011, seitdem von einem freien Entwickler erweitert.
- Ein Konfigurator für individuelle Produkte in Java, läuft auf einem alten WildFly. Gebaut 2014 von einer Agentur, die nicht mehr existiert.
- Ein Kundenportal in jQuery 1.9 + PHP, das per FTP-Upload deployt wird.
- Eine Excel-Sammlung mit VBA-Makros, in der die Verkaufsstatistiken laufen.
- Ein DATEV-Export, der über ein Powershell-Skript jeden Abend gestartet wird.
Die Tochter ist Betriebswirtin, nicht Informatikerin. Ihre Frage: „Wie schlimm steht es? Was muss ich zuerst anfassen? Und was kostet das?"
Was wir gemacht haben
Audit (3 Wochen). Wir haben für jede der fünf Anwendungen ein Datenblatt erstellt: Technologie-Stack, Versionen, End-of-Life-Stati, externe Abhängigkeiten, kritische Geschäftsprozesse, Verfügbarkeit von Quellcode, Backups, Zugängen. Für jedes System gab es eine Risikobewertung in vier Dimensionen: Sicherheit, Betreibbarkeit, Wartbarkeit, Geschäftskontinuität, jeweils auf Skala 1–5.
Ergebnis dieser ersten Phase: Zwei Systeme grün (Warenwirtschaft, DATEV-Export), zwei gelb (Konfigurator, jQuery-Portal), eines tiefrot (die Excel-Sammlung: keine Versionierung, kein Backup, Single Point of Knowledge bei einer Mitarbeiterin kurz vor der Rente).
Risikomatrix. Wir haben die Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Geschäftsauswirkung multipliziert. Das verschiebt die Prioritäten. Der Konfigurator schien zunächst kritischer als die Excel-Sammlung, bis klar wurde: Wenn die Excel-Mitarbeiterin in den Urlaub fährt, kann eine ganze Vertriebsabteilung nicht arbeiten. Das ist ein höheres Risiko als ein theoretisch verwundbarer Konfigurator.
Tilgungsplan über 18 Monate. Wir haben einen priorisierten Plan erstellt:
- Sofort (Monat 1–2): Die Excel-Sammlung dokumentieren, versionieren, Backup einrichten, Wissen verteilen. Kein Tool-Wechsel, nur Sicherung des Status quo.
- Kurzfristig (Monat 2–4): Die Warenwirtschaft auf PHP 8.2 bringen, Sicherheitsupdates einspielen, Wartungsvertrag etablieren.
- Mittelfristig (Monat 4–9): Den Konfigurator dokumentieren, Java und WildFly aktualisieren, automatisiertes Build einrichten. Anschließend Entscheidung: weiterführen oder ablösen.
- Langfristig (Monat 9–18): Das jQuery-Portal modernisieren, FTP-Deployment durch Git-basiertes Deployment ersetzen, die Excel-Sammlung in die Warenwirtschaft überführen.
Wichtig: Nichts davon wird „auf einmal" gemacht. Jede Etappe ist abgeschlossen, bevor die nächste beginnt. Die Geschäftsführerin bekommt monatlich einen Statusbericht in Klartext: was wurde getilgt, was kommt als nächstes, welche Risiken bestehen noch.
Das Ergebnis
Nach drei Wochen hatte die Geschäftsführerin Klarheit über ihre IT-Landschaft, auf 22 Seiten, mit Bildern, ohne Fachjargon. Sie wusste, was ein Problem ist und was nicht, was sofort sein muss und was warten kann. Die Verhandlung mit dem Wirtschaftsprüfer für die Übernahmebilanz wurde dadurch leichter, weil IT-Risiken jetzt benannt und bewertet waren.
Nach 18 Monaten waren alle vier Hauptsysteme aktuell gepatcht, dokumentiert und unter Wartungsvertrag. Die Excel-Mitarbeiterin ist regulär in Rente gegangen, ohne dass eine Abteilung stillstand. Die Kosten lagen bei etwa 8 Prozent dessen, was ein „alles neu machen"-Projekt veranschlagt hätte.